飲み会幹事の準備と当日の流れは?店選びや注意点を紹介!

   2017/08/02

飲み会幹事

 

飲み会幹事を任した!

上司から突然頼まれて初めての場合、飲み会幹事の準備と当日の流れなど、疑問に思うのではないでしょうか?

私がIT系会社員で10回以上飲み会幹事をした経験から、今回は、飲み会幹事の準備と当日の流れ、店選びや注意点を紹介します。

 

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飲み会幹事の準備と当日の流れは?

 

式典ではなく、居酒屋での飲み会幹事についての準備と当日の流れとなります。会社、人数、規模、参加者など、状況によって様々です。

飲み会にも歓迎会、送別会(歓送会)、歓送迎会、新年会、忘年会、キックオフ飲み会、懇親会、慰労会などありますが、その飲み会ごとに意識することはあります。

 

以下は、基本となる飲み会幹事の準備することです。

  • 日程を決めて(候補日を3日くらい)、出欠確認をとる(店によっては欠席した場合、会費・キャンセル料がかかることを伝えておく)。
  • 参加者リストを作成する(五十音順にして受付のときにチェックできるようにする)。
  • 会場を決めて、予約する
  • 会場、料金を周知する。
  • 挨拶をする人を決めて、お願いする(開会:一番偉い人、乾杯:少し偉い人、閉会:二番目に偉い人)。
  • 会費を集めるときは、細かいお金(千円札、小銭)を用意しておく。

 

私の場合、日程を決める・出欠確認をとったり、周知をするのはメールでしています。詳しくは、飲み会で幹事はメールの案内をいつ送る?書き方や前日は?の記事をご覧ください。

 

そして、飲み会幹事の当日の流れです。

  1. 司会挨拶(皆様、本日はお忙しい中お集まりいただき、ありがとうございますのような感じ)。
  2. 一番偉い人から挨拶を頂戴する。
  3. 少し偉い人から乾杯を頂戴する。
  4. 飲食(では、ご歓談をお楽しみくださいのような感じ)。
  5. 二番目に偉い人から挨拶を頂戴する。

 

一番偉い人が挨拶をして、そのまま乾杯をする場合もあります。

 

会費を集めるタイミングは、状況によりますが、コース料理で値段が決まっていて、幹事と参加者が一緒にいる場合、店を出発する前に集めておきます。

幹事と参加者がバラバラであれば、店に参加者がそれぞれ来たタイミングで集めます(参加者リストがあると、漏れません)。そして、会費が決まっていなく、フリーで注文する場合は、会計するときに集めます。

なので、自分の部署や同期の飲み会などは、コース料理でなくても良いですが、職場で他社の人もいたり、お客さんもいる場合は、コース料理が面倒でなくて良いです。

 

とりあえず瓶ビールと飲めない方だけ単品でソフトドリンクを頼みます。そして、飲み物が少なくなった時や、食事の方でも、大皿で料理が少なくなっているところに余っているところがあったら移動するなど気にするくらいです。

 

もしものために、二次会用の店(カラオケなど)もチェックしておくと安心かもしれません。二次会になったら、幹事の役目も終わりです。

 

飲み会は時間としては、2~3時間が多いです。過去に幹事をやった人から聞いたり、過去事例をできる範囲で調べるのも良いです。


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飲み会幹事の店選びはどうやって決める?

 

飲み会幹事の店選びは、次のことを考慮した方が良いです。

  • 参加費以外の追加料金がでないようにする。
  • 飲み放題があるかどうか(お酒・ソフトドリンクの種類も確認)。
  • 一人3000円~5000円(クーポンを使用して少しでも安くする)。
  • コース料理7品以上。
  • 人数によっては座敷個室。
  • 駅から徒歩10分以内。
  • 喫煙者がいる場合、できるかどうか。

 

できれば、駅から近い方が良くて、誰もが食べられる(楽しめる)料理が良いですが、あまりこだわりすぎない方が良いかと思います。ただし、客や偉い人の好きなお酒は特に気にした方が良いかもしれません。

鍋料理などがあると、新人や女性がよそうことになりやすいので、参加者を見て決める必要があります。

 

私の場合、ぐるなびでよく店を探しています。職場の飲み会は面倒なので、チェーン店のコース料理が多いです(同期の飲み会の場合は、良さそうな店を探してフリーに注文する)。

 

飲み会幹事の注意点を紹介!

 

店選びは前述したことを考慮すれば良いですが、他に私が経験して感じた、飲み会幹事の注意点を紹介します。

 

店の場所はしっかり確認しておく

迷ったりするとやばいです。当日に幹事を引き継がれた経験もありますが、その時迷いそうになって、かなり焦りました。

料理の味も確認できるのが良いですが、最低でも場所だけは近ければ下見しておいた方が良いです。チェーン店だと、同じ駅付近に二つ以上同じ店があることも多いからです。

 

席の座る場所を意識する

幹事は注文しやすい・移動しやすい場所に座った方が良いです。人数が多い場合、補助者もいた方が楽です。

 

お酒好き=ビール好きとは限らない

ビールは飲むけど、日本酒が好きという方もいます。

飲み会の中盤を終えて、瓶ビールが少なくなってきたからといって、とりあえず瓶ビールを数本用意せず、本数は見極めた方が良いです。

 

飲み会を開催する曜日を考慮する

休み明けの飲み会の日(土日休みなら、月曜日・火曜日)は、内心嫌がる方もいます。

混んでいることが多いですが、できれば金曜日、それか水曜日(水曜日をノー残業デーにする企業も多いため)・木曜日が良いと思います。

 

当日に突然の予定が入った場合はしっかり引き継ぐ

仕事をしているからには、トラブルなど突然の仕事はあります。

その場合に、しっかり引き継げるように、場所の紙や参加者リストなどはあった方が良いです。

 

飲み会はグダグダにならないうちに終了する

コースで時間が決まっていて、いくらオーダーストップしている場合でも店が忙しくないと、飲み会の終了時間を過ぎても店から何も言われないことがあります。

そうなると本来2時間で終わる予定が、グダグダになってさらに1時間延びるなどもあるので、飲み会の時間が過ぎたら、キリの良いタイミング(静かになったときなど)で、二番目に偉い人から挨拶を頂戴するようにしましょう。

もし会費を会計時に集める場合、グダグダになっていると、いろいろと面倒です。

 

前回開催場所と同じ場所は避ける

前回開催場所と同じ場所だと、文句を言う方もいます。

混んでいてそこしか予約ができないなどの理由であれば、仕方ないとは思いますが、そうでないなら、できれば前回と違う場所にします。

 

開催場所は参加者の交通の便が良い場所にする

参加者がバラバラの勤務地の場合、できる限り、参加者全員がちょうどいい開催場所にした方が良いです(本社で会議後などであれば、本社付近で良い)。

交通の便が良い場所にすれば良いと思います。

 

まとめ

 

  • 飲み会幹事の準備は、人数、日程、会場、料金、挨拶をする人などを決めておく。飲み会幹事の当日の流れは、会費を集める(タイミングは状況による)、司会挨拶、一番偉い人から挨拶を、少し偉い人から乾杯を頂戴する、飲食、二番目に偉い人から挨拶を頂戴する。
  • 飲み会幹事の店選びは、参加費以外の追加料金がでない、飲み放題、一人3000円~5000円、コース料理7品以上、人数によっては座敷個室、駅から徒歩10分以内、喫煙者などを考慮する。
  • 飲み会幹事は店選び以外に、店の場所、席の座る場所、お酒好き=ビール好きとは限らない、飲み会を開催する曜日、引き継ぎ、飲み会の終了時間には注意する。

 

飲み会幹事の準備と当日の流れ、店選びや注意点を紹介しました。

会社、人数、規模、参加者など、状況によって様々ですが、少しでも参考になればと思います。

 

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