仕事の職場の幹事を任されました。
飲み会で幹事はメールの案内をいつ送るか、疑問に思うのではないでしょうか？
私がIT系会社員で10回以上飲み会幹事をした経験から、今回は、飲み会で幹事はメールの案内をいつ送るか、書き方や前日について、お伝えします。
飲み会で幹事はメールの案内をいつ送る？
飲み会幹事の準備と当日の流れなどはこちらでお伝えしましたが、今回はその中のメールの案内について詳しくお伝えします。
飲み会で幹事はメールの案内をいつ送るかは、私の場合、できるだけ早く出欠確認を含めた日程を決めるメールを送り、日程や参加人数が決まったら店に予約して、詳細メールを送ります。
その飲み会がどのような目的で行われるかにもよりますが、日程を決めるメールを送る前に上司や主役・主賓（歓迎会なら新しく入ってきた人など）のスケジュールを聞いておいても良いかもしれません。
私の場合、飲み会をすることが決まり幹事になったら、日程を決めるメールで飲み会を開催することと、候補日を3つくらい用意し、参加可否を○×で返信してもらうようにしています。そして、上司と主役・主賓が参加できる日で全体の参加率が良いとき（状況にもよりますが、7割以下なら再度メールすることもある）を飲み会の日に決めます。
飲み会の日と参加人数が決まったら、店に予約して、詳細な内容を書いたメールを送るだけです。ただし、状況によっては、日程を決めている上でいきなり出欠確認のメールをしたり、日程を決めるのと出欠確認のメールは分けたりするなど様々なので、一つの参考としてご覧いただければと思います。
メールの案内が遅れると回答期限がすぐで焦らせたり、予約などもスムーズに行えないこともあるため、余裕を持って送られるのが良いかと思います。
飲み会の幹事のメールの書き方は？
飲み会の幹事のメールの書き方は、私の場合、出欠確認を含めた日程を決めるメールなら、開催すること、簡単な予定、候補日の参加可否、返信期限で、詳細メールなら、日時、場所（お店の情報）、会費、予約者などを書きます。
例えば、以下の文章となります。
件名：懇親会開催のお知らせ
各位
お疲れ様です。○○（苗字）です。
急ではございますが、○月に懇親会を開催することになりました。
場所：○○駅付近
会費：3000円～4000円予定
そこで以下の3つの開催候補日から、○×で参加可否（○：参加、×：不参加）を記入し、○月△日（□（曜日））までに返信をお願いいたします。
○月△日：
○月△日：
○月△日：
詳細は日時など決まり次第ご連絡いたします。
以上です。お忙しいところお手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
店や予算が決まっているなら、予定のところに書いても良いと思います。
件名：懇親会のご案内
各位
お疲れ様です。○○（苗字）です。
懇親会について、詳細が決まりましたのでご連絡いたします。
日時：○月△日（□（曜日）） 19：00～21：00
場所：○○（店の名前）（□□（店の地図のURL））
会費：3000円
予約者：○○（苗字）
※キャンセルされる場合は○月△日までにお願いいたします。
期限を過ぎますとキャンセル料金が発生いたしますのでご了承ください。
会費は当日集金します。
以上です。よろしくお願いいたします。
他にも、料理のコース名や、一緒に職場から出発せずに別々の場所から集まるなどの場合、幹事の連絡先電話番号を載せることもあります。
飲み会で幹事はメールを前日に出す？
詳細メールを送ってから、飲み会前日にもメールを送るか悩まれるかと思います。飲み会で幹事はメールを前日に出すかは、私の場合、出しません。
ただし、あまりにも詳細メールを送ってから期間があいたり、忘れやすい人が多い職場の場合、ついに明日になりましたというようなリマインドメールを出すかもしれません。
とはいえ、私の場合基本的には、出欠確認を含めた日程を決めるメール、詳細メールの2通だけです。ただし、会社、人数、規模、参加者などによって様々なので、状況に応じて決められるのが良いかと思います。
まとめ
- 飲み会で幹事はメールの案内をいつ送るかは、私の場合、できるだけ早く出欠確認を含めた日程を決めるメールを送り、日程や参加人数が決まったら店に予約して、詳細メールを送る。
- 飲み会の幹事のメールの書き方は、私の場合、出欠確認を含めた日程を決めるメールなら、開催すること、簡単な予定、候補日の参加可否、返信期限で、詳細メールなら、日時、場所（お店の情報）、会費、予約者などを書く。
- 飲み会で幹事はメールを前日に出すかは、私の場合、出さない。
飲み会で幹事はメールの案内をいつ送るか、書き方や前日について、お伝えしました。
会社、人数、規模、参加者など、状況によって様々ですが、少しでも参考になればと思います。
コメント