送別会の幹事進行の流れは?会費や準備するものは?

   2017/08/02

送別会

 

送別会(歓送会)の幹事任した!

上司から突然頼まれて初めての場合、送別会の幹事進行の流れなど、疑問に思うのではないでしょうか?

今回は、送別会の幹事進行の流れ、会費や準備するものについて、お伝えします。

 

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送別会の幹事進行の流れは?

 

送別会の幹事進行の流れは、会社、規模、退職者などによって様々です。過去に幹事をやった人から聞いたり、過去事例をできる範囲で調べるのも良いです。

 

以下は私の経験から、準備することです。

  • 参加候補者(人数)を決める。
  • 日程を決める(送別される人が出席できることを確認した候補日を3日くらいで、参加候補者に希望日を確認する)。
  • 出欠確認をとる(店によっては欠席しても、会費・キャンセル料がかかることを伝えておく)。
  • 参加者リストを作成する(五十音順にして受付のときにチェックできるようにする)。
  • 会場を決めて、予約する
  • 会場、料金を周知する。
  • 挨拶をする人を決めて、お願いする(開会:一番偉い人、乾杯:少し偉い人、閉会:二番目に偉い人)。
  • 会費を集めるときは、細かいお金(千円札、小銭)を用意しておく。
  • 花束、記念品を用意する。
  • 花束、記念品を渡す人を決めて、お願いする(できれば女性)。

 

もちろん、プロジェクト(職場)から離れる・退職者などの送別される人の参加は必須です。挨拶をもらう方は、退職者以外で偉い人です。

 

そして、送別会の流れです。

  • 司会挨拶(皆様、本日はお忙しい中お集まりいただき、ありがとうございますのような感じ)。
  • 一番偉い人から挨拶を頂戴する。
  • 少し偉い人から乾杯を頂戴する。
  • 飲食(では、ご歓談をお楽しみくださいのような感じ)。
  • 花束・記念品贈呈と、送別される方の挨拶を頂戴する。
  • 二番目に偉い人から挨拶を頂戴する。

 

花束・記念品贈呈は、最後の方にしますが、参加者によって酔って送別会がグダグダになってしまうこともあるので見極めが必要です。なので、乾杯から1時間くらい経過したら始めることもあります。その後、送別される方の挨拶を頂戴すれば良いです(挨拶をもらってから、花束・記念品贈呈をすることもあります)。

 

もしものために、二次会用の店(カラオケなど)もチェックしておくと安心かもしれません。二次会になったら、幹事の役目も終わりです。

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送別会は時間としては、2~3時間で、内容としても普通の飲み会に送別される方の考慮があるだけです。飲み会と送別会で違いがあるなら、花束、記念品の用意などです。

 

では、会費はどうするのか?

 

送別会の幹事で会費はどうする?

 

送別会の幹事で会費はどうするかは、主役である送別される人からはとらないです。

もし、人数が少ないのに送る人が多くて、一人あたりの会費が高すぎることになった場合は、会費より少ない金額(500円や1000円)をいただくのも仕方ないと思います。

 

できれば、役職者・偉い人に多く出してもらったりで金額を調整するのが良いです。ただし、相手によってはよく思わない方もいるので、当然と思わずお願いしましょう。

 

そして、花束・記念品を購入する必要があるので、その分を会費に含んでいただくか、会費とは別にいただくなどします。この花束・記念品の代金は、送別される人に関係があるなら、送別会に欠席する方からもいただくようにします(飲み会代は欠席ならとらない)。

なので、飲み会代と記念品代を分けて明確にした方が良いかもしれません。

 

送別会の幹事で準備するものは?

 

送別会の幹事で準備するものは、花束と記念品です。

 

ただし、退職者や長く貢献した相手によってで、送別される人と送別会の参加者の関係の深さによっては、花束か記念品のどちらかだけのこともありますし、短い期間しか仕事の関わりがない場合は準備しないこともあります。

 

花束は、送別会用として花屋にお任せすれば良いです。もし、送別される人の好み(色など)がわかっているなら、そのことも花屋に伝えます。

花束は、持ったり、渡した相手が帰る時に注目されるので、しまえる紙袋(買ったときの)なども用意して渡します。紙袋から出した花束を渡して、紙袋も渡す形です。

 

記念品は、例えば、お酒、商品券、ネクタイなどですが、送別される人と関係が深い方に相談するのが良いです。私の場合、上司や先輩に相談しました。

 

まとめ

 

  • 送別会の幹事進行の流れは、人数、日程、会場、料金、挨拶をする人、花束、記念品などを決めておく。飲み会と送別会で違いがあるなら、花束、記念品の用意など、送別される方の考慮があるだけ。
  • 送別会の幹事で会費はどうするかは、主役である送別される人からはとらない。
  • 送別会の幹事で準備するものは、花束と記念品など。

 

送別会の幹事進行の流れ、会費や準備するものについて、お伝えしました。

会社、人数、規模、参加者、主役の人など、状況によって様々ですが、少しでも参考になればと思います。

 

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