ドタキャンされました…
飲み会の幹事をしていると、ドタキャンに悩むのではないでしょうか？
今回は、飲み会でドタキャンされたら幹事は何するか、会費や当日前日の違いについて、お伝えします。
飲み会でドタキャンされたら幹事は何する？
まず、飲み会の幹事については、飲み会幹事の準備と当日の流れは？店選びや注意点を紹介！の記事をご覧ください。
飲み会でドタキャンされたら幹事は何するかは、状況によりますが、会費や店への連絡を考える必要があります。
キャンセルは、当日前日や何日前かにもよって、会費・キャンセル料金・キャンセルできるなど違います。
基本的に幹事は、人数変更は何日前まで可能であるかを必ずお店側に確認し、キャンセル料やキャンセルの条件も話し合った方が良いです。
そして、周知するときに、口頭連絡ではなく記録が残るメールなどで、キャンセル期限（会費・キャンセル料などを含む）を連絡することで、後ほどの対応がしやすいです。
なので、席だけ確保して料理は会場に行ってから注文するというやり方が、ドタキャンされてもあまり問題ありません（注文を決めるのは面倒ですが）。
とはいっても、飲み会でドタキャンされたら会費やキャンセル料はどうするか？
飲み会でドタキャンされたら会費やキャンセル料は？
飲み会でドタキャンされたら会費やキャンセル料は、ドタキャンした方に払ってもらうことが多いです。
ちなみに、当日キャンセルしたのが上司であっても、メールでキャンセルのことを伝えていたら、会費を請求します。
基本的に私が会社でよく幹事をした経験から、以下のやり方があります。
キャンセル分の料金をみんなから割り勘して払う
基本はドタキャンした方に請求しますが、ドタキャンした理由が突然の不幸、やむをえない事情などのこともあります。その場合は、事情を説明して出席会員から払ってもらうこともあります。
会計時に金額を集める場合、たまにやります。
幹事がドタキャンした人の代わりに会費・キャンセル料金を払う
私の場合、ドタキャンした人がそれなりの理由で後輩だった場合に払うことはあります。でも、あまりないケースです。
幹事がドタキャンした人の分の会費・キャンセル料金を立て替えて、後日ドタキャンした人に請求する
私の中で一番多いパターンです。キャンセル料金は、コース料理の料金の50％くらいが多く感じました。
飲み会が始まった後で結局来なかった場合は、その分の料理をみんなで食べても請求することはありました。
飲み放題分の料金についても、店に伝えてダメだった場合は、請求します。
お店によっては、料理が出る前であれば、キャンセルできるところもあるので、キャンセルする
料理が出なければ、飲み会当日でもキャンセルできることはあります。ただし、お店を予約する電話のときに、人数変更の確認をよくしておく必要があります。
店側もキャンセル分のコース料理をフリー客にすすめたりなど、柔軟な対応をしてくれることもあります。
人数変更ができなくなる前に、会費を集める（前金）
飲み会当日に私が作業する場所と、別なところにいる人（またはドタキャンしそうな人）については、前日か人数変更ができなくなる前に会費を集めることもあります。
すでに会費はいただいているので、あとはキャンセルが決まったら、店に伝えてキャンセルできれば返金、キャンセル料なら一部返金、キャンセルできなければ、そのままもらうだけです。
その他
飲み会の幹事をしていて、出欠の返事をくれなくて欠席扱いするものの、当日になって突然姿を見せたりする人もいます（ドタキャンとは逆のパターン）。
なので、店側に伝えておくことで、人数分の料理が出ることもありますし、コースは一人分少ない料理ですが、代わりの料理などでバランス良く、違和感がないように料理を出してくれることもあります。
飲み会のドタキャン（キャンセル）で当日前日や何日前の違い
飲み会のドタキャン（キャンセル）で当日前日や何日前の違いです。
（そもそも、ドタキャンは土壇場や直前なので、何日前などは適していないですが、キャンセルと思っていただければと思います）
- 飲み会を何日か前にキャンセルされた（人数変更期限前）：他にも出席⇒欠席、逆に欠席⇒出席の方もいるかもしれないので、人数変更期限に最終結果として店に伝えてキャンセルなどする。
- 飲み会を何日か前にキャンセルされた（人数変更期限後）：他に出席できる代わりの人を探して、見つからなかった場合、店に相談してダメだったら、キャンセルした人にキャンセル料金を請求する。
- 飲み会を前日にキャンセルされた：上記の人数変更期限前後と同じですが、キャンセルした人にキャンセル料金を請求することが多いです。
- 飲み会を当日にキャンセルされた（飲み会前）：上記の人数変更期限前後と同じですが、キャンセルした人にキャンセル料金を請求することが多いです。
- 飲み会が始まって結局来なかった：その来なかった人に会費を請求することが多いです。
ドタキャンは面倒なので、キャンセルしそうな人か、キャンセルがわかった時期によって、柔軟な対応をすることが重要です。
まとめ
- 飲み会でドタキャンされたら幹事は何するかは、状況によるが、会費や店への連絡を考える必要がある。
- 飲み会でドタキャンされたら会費やキャンセル料は、ドタキャンした方に払ってもらうことが多い。
- 飲み会のドタキャン（キャンセル）で当日前日や何日前かで違いはある。
飲み会でドタキャンされたら幹事は何するか、会費や当日前日の違いについて、お伝えしました。
参加者やお店を考慮して、少しでも参考になればと思います。
コメント